Qu’est-ce qu’un Kbis ? Définition, utilité et coût

Qu’est-ce qu’un Kbis ? Pourquoi est-il si important pour une entreprise ? Véritable preuve légale de l’existence d’une société, le Kbis est indispensable pour vos démarches bancaires, commerciales ou administratives.

Dans cet article, nous vous expliquons son rôle, quelles entreprises y ont droit, comment l’obtenir, combien il coûte, et comment éviter les fraudes. Vous découvrirez également les distinctions importantes avec l’extrait K, L ou Lbis.

Qu’est-ce qu’un Kbis ?

Le Kbis, aussi appelé extrait Kbis, est comparable à une carte d’identité pour toutes les entreprises immatriculées au Registre du Commerce et des sociétés (RCS). Il constitue le seul document ayant valeur probante pour justifier de l’immatriculation d’une entreprise en France.

Délivré et signé par le greffier du tribunal de commerce, le Kbis est un acte authentique. Il regroupe l’ensemble des informations légales permettant d’identifier précisément une société, notamment : 

• la dénomination sociale de la société ; 

• sa forme juridique ;

• son numéro SIREN ;

• son code APE (ou code NAF) et l’objet social ;

• l’adresse de son siège social ; 

• le montant de son capital social ;

• sa date de création ;

• l’identité du ou des dirigeants ;

• les éventuelles procédures en cours (liquidation, redressement judiciaire, etc.).

Attention à ne pas confondre extrait Kbis, extrait K et extrait L ou Lbis :

• L’extrait Kbis concerne toutes les sociétés commerciales, c’est-à-dire les personnes morales inscrites au RCS. Il est aussi appelé Lbis s’il s’agit de la création d’un établissement secondaire. Il est signé par le greffier.

• L’extrait K concerne les entreprises individuelles (EI) et les auto-entreprises, c’est-à-dire les personnes physiques. On l’appelle L s’il s’agit de la création d’un établissement secondaire. Il n’est pas signé par le greffier.

À quoi sert le Kbis ?

Le Kbis permet d’attester de l’existence juridique d’une entreprise commerciale et de sa légitimité. Il est également demandé lors de la réalisation de certaines démarches commerciales ou administratives, telles que l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, la souscription à une assurance ou l’achat de matériels auprès d’un fournisseur. 

Quelles entreprises sont concernées par l’extrait Kbis ?

Toutes les entreprises ne sont pas concernées par l’extrait Kbis. Ce document est exclusivement lié à l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Les entreprises immatriculées au RCS

Les sociétés commerciales (SARL, SAS, SA, EURL, SASU, etc.) doivent obligatoirement être immatriculées au RCS. Elles obtiennent donc un extrait Kbis, qui constitue la preuve officielle de leur existence juridique.

Les entreprises individuelles commerciales

Les entrepreneurs individuels exerçant une activité commerciale sont également immatriculés au RCS. Toutefois, ils ne reçoivent pas un extrait Kbis, mais un extrait K, qui contient des informations similaires, mais concerne une personne physique et non une personne morale.

Le cas particulier des entreprises artisanales

Les artisans sont principalement inscrits au Registre National des Entreprises (RNE). S’ils exercent uniquement une activité artisanale, ils ne disposent pas d’extrait Kbis. Ils peuvent toutefois télécharger un justificatif d’immatriculation au RNE via l’Annuaire des entreprises.

En revanche, lorsqu’un artisan exerce également une activité commerciale (par exemple achat-revente de marchandises), une immatriculation au RCS peut être nécessaire, ce qui entraîne alors la délivrance d’un extrait Kbis.

Les professions libérales 

Les professions libérales (consultants, architectes, etc) ne sont pas immatriculées au RCS, sauf si elles exercent sous forme de société commerciale. Elles ne disposent donc pas d’extrait Kbis en principe, mais d’un justificatif d’immatriculation au RNE.

Comment obtenir un Kbis ?

Toute personne peut réaliser une demande de Kbis si tant est qu’elle possède le nom ou le numéro SIREN de l’entreprise pour laquelle elle réalise cette demande. Les modalités diffèrent toutefois selon qu’il s’agisse du Kbis de votre propre entreprise ou de celui d’un tiers (concurrent, fournisseur, etc.). 

Obtenir le Kbis de sa propre société

Lors de l’immatriculation de votre société au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), le greffe du tribunal de commerce vous transmet automatiquement plusieurs exemplaires de votre extrait Kbis.

Par la suite, vous pouvez en obtenir d’autres auprès :

• Du greffe du tribunal de commerce dans lequel votre entreprise est domiciliée.

• Du service en ligne monidenum.fr après création de votre compte personnel réservé au représentant légal.

• Du site Infogreffe en renseignant le SIREN ou la dénomination sociale de votre société.

Obtenir le Kbis d’une autre société

Le Kbis étant un document public, vous pouvez demander celui d’un concurrent, d’un fournisseur ou d’un partenaire commercial.

Vous pouvez alors vous rendre directement au greffe du tribunal dans lequel l’entreprise est domiciliée ou faire la demande sur le site Infogreffe, en indiquant la dénomination sociale ou le SIREN de la société en question. Vous avez la possibilité de choisir entre format papier et format électronique.

L’extrait Kbis est-il gratuit ? 

Vous vous demandez si l’extrait Kbis est gratuit ? La réponse dépend de votre situation et du canal utilisé pour effectuer la demande.

Gratuit dans certains cas

La demande d’extrait Kbis est gratuite dans les situations suivantes : 

• Lors de l’immatriculation de votre société : le greffe du tribunal de commerce fournit automatiquement plusieurs exemplaires de votre Kbis.

• En passant par le site monidenum.fr : en tant que représentant légal de votre société, vous pouvez télécharger un Kbis gratuitement et en illimité après création de votre compte sécurisé.

Payant selon le canal utilisé

Pour toute demande effectuée hors monidenum.fr, des frais sont applicables. Les tarifs varient selon le mode de retrait et le site utilisés :

• Avec le greffe du tribunal de commerce : 

• 2,56 € sur place.

• 3,20 € pour une transmission par voie électronique.

• 4,12 € pour un envoi par courrier.

• Avec le site Infogreffe : 

• 3,20 € pour une transmission par voie électronique.

• 3,85 € pour un envoi par courrier.

Connaître ces tarifs vous permet de planifier vos demandes de Kbis sans surprise, et de garantir que votre entreprise dispose toujours d’un document officiel à jour.

Kbis et fraude : comment vérifier qu’un extrait Kbis est authentique ?

L’extrait Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce, mais il peut malheureusement faire l’objet de fraudes. Usurpation d’identité d’entreprise, faux documents modifiés au format PDF, demandes de paiement vers de nouveaux RIB frauduleux, etc. Les escroqueries liées aux entreprises immatriculées sont en augmentation.

Il est donc essentiel de savoir comment vérifier l’authenticité d’un Kbis avant de signer un contrat, verser un acompte ou engager une relation commerciale.

Vérifier les informations sur un registre officiel

La première chose à faire consiste à comparer les informations figurant sur le document avec celles disponibles sur une source officielle. Vous pouvez effectuer une recherche à partir du numéro SIREN ou du nom de l’entreprise sur :

• Infogreffe ;

• MonIdenum ;

• l’annuaire des entreprises, etc.

Les éléments suivants doivent correspondre exactement :

• dénomination sociale ;

• adresse du siège social ;

• identité du dirigeant ;

• montant du capital social ;

• numéro RCS ;

• existence éventuelle d’une procédure collective.

La moindre incohérence doit vous alerter.

Contrôler la date d’émission du Kbis

Même si le Kbis n’a pas de durée de validité légale, les administrations et partenaires exigent généralement un document datant de moins de 3 mois. Un document ancien peut être obsolète ou avoir été récupéré, puis modifié. La date d’émission figure toujours clairement sur l’extrait.

Examiner attentivement la présentation du document

Un faux Kbis comporte souvent certains défauts :

• fautes d’orthographe ;

• mise en page inhabituelle ;

• polices incohérentes ;

• informations mal alignées ;

• mentions légales incomplètes.

Un véritable extrait Kbis suit un format normalisé délivré par le greffe.

Si après avoir suivi ces étapes, vous pensez être confronté à une fraude : 

• Suspendez immédiatement toute transaction.

• Vérifiez les informations via un registre officiel.

• Contactez l’entreprise par ses coordonnées publiques.

• En cas d’usurpation avérée, signalez les faits aux autorités compétentes.

Une entreprise victime d’usurpation peut également déposer plainte pour faux et usage de faux et prévenir le greffe du tribunal de commerce afin de limiter les risques.

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