Calcul des congés payés : comment ça fonctionne ?

Tout salarié du secteur privé accumule des congés payés dès le premier jour de travail. Pourtant, comprendre le calcul des congés payés n'est pas toujours simple : nombre de jours acquis, méthode de calcul de l'indemnité, traitement en fin de contrat… les règles sont précises et méritent d'être bien maîtrisées, que vous soyez employeur ou salarié. 

Cet article vous explique comment fonctionne l'acquisition des congés payés, comment est déterminé leur montant, et ce qui se passe lorsque le contrat prend fin.

Comment se calculent les jours de congés payés ?

Le droit aux congés payés est encadré par l'article L. 3141-1 du Code du travail, qui dispose que tout salarié a droit à un congé de deux jours et demi ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur. Ce principe de base s'applique à tous les contrats, qu'il s'agisse d'un CDI, d'un CDD ou d'un contrat à temps partiel.

La période de référence pour l'acquisition des congés

Les congés payés s'acquièrent sur ce qu'on appelle une période de référence, qui s'étend traditionnellement du 1er juin de l'année N au 31 mai de l'année N+1. C'est pendant cette période que le salarié accumule ses droits, qu'il pourra ensuite prendre entre le 1er juin et le 31 mai de l'année suivante.

Depuis la loi du 22 avril 2024, dite loi DDADUE, les règles d'acquisition ont évolué sur un point important : les salariés en arrêt maladie (qu'il soit d'origine professionnelle ou non) continuent désormais d'acquérir des congés payés pendant leur absence. Avant cette réforme, seuls les arrêts liés à un accident du travail ou une maladie professionnelle donnaient droit à acquisition.

Le nombre de jours acquis par mois travaillé

Sur une année complète de travail, un salarié acquiert 30 jours ouvrables de congés payés, soit 5 semaines. Ce chiffre correspond à 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, conformément à l'article L. 3141-3 du Code du travail.

Sont assimilées à du travail effectif pour le calcul des congés les périodes suivantes : les congés payés de l'année précédente, le congé maternité, le congé paternité, le congé d'adoption, les jours de formation, les arrêts pour accident du travail ou maladie professionnelle (dans la limite d'un an), et depuis la réforme de 2024, les arrêts maladie non professionnels.

En revanche, certaines absences ne génèrent pas de droits à congés : le congé parental d'éducation à temps complet, les absences injustifiées, les périodes de mise à pied ou le congé sans solde n'ouvrent pas droit à acquisition.

Qu'est-ce qu'un jour ouvrable ou ouvré ?

Le Code du travail calcule les congés en jours ouvrables, c'est-à-dire tous les jours de la semaine à l'exception du dimanche et des jours fériés chômés. Cela représente 6 jours par semaine (du lundi au samedi).

Certaines entreprises optent pour un décompte en jours ouvrés, qui exclut également le samedi, soit 5 jours par semaine. Dans ce cas, un salarié acquiert 25 jours ouvrés par an. Les deux systèmes coexistent légalement, à condition que le décompte en jours ouvrés soit au moins aussi favorable pour le salarié que celui en jours ouvrables.

Comment calculer le montant de l'indemnité de congés payés ?

Lorsqu'un salarié prend ses congés, il perçoit une indemnité de congés payés versée par l'employeur. Cette indemnité n'est pas automatiquement égale au salaire habituel : elle est calculée selon deux méthodes distinctes, et c'est celle qui est la plus favorable au salarié qui doit s'appliquer, conformément à l'article L. 3141-24 du Code du travail.

La règle du dixième (méthode 1/10)

La première méthode consiste à calculer le montant de l'indemnité en prenant un dixième (1/10) de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence. Cette rémunération inclut les salaires de base, les primes (à l'exception de certaines primes à caractère exceptionnel), les commissions et les avantages en nature.

La formule est la suivante :

Indemnité de congés payés = rémunération brute totale de la période de référence × 1/10

Par exemple, si un salarié a perçu 24 000 € bruts sur la période de référence (prime annuelle incluse), son indemnité de congés payés maximale sera de 2 400 €, soit 80 € par jour pour 30 jours de congés.

La règle du maintien de salaire

La seconde méthode consiste à verser au salarié, pendant ses congés, la même rémunération que s'il avait continué à travailler. On calcule alors le salaire journalier moyen en divisant le salaire mensuel brut habituel par le nombre de jours travaillés dans le mois (selon le décompte en jours ouvrables ou ouvrés), puis on le multiplie par le nombre de jours de congés pris.

Cette méthode est généralement plus avantageuse pour les salariés dont la rémunération a augmenté au cours de l'année, ou dont les primes perçues sur la période de référence étaient faibles.

Quelle méthode s'applique ?

L'employeur est légalement tenu d'appliquer la méthode la plus favorable au salarié. En pratique, il doit calculer les deux montants et retenir le plus élevé. Cette obligation protège le salarié dans toutes les situations, notamment en cas de variation de rémunération au fil de l'année.

Le montant de l'indemnité de congés payés figure obligatoirement sur le bulletin de paie du salarié et est soumis aux cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu dans les mêmes conditions que le salaire ordinaire.

Comment calculer les congés payés en cas d'année incomplète ?

L'acquisition de 30 jours de congés sur l'année repose sur une année complète de travail effectif. Mais dans de nombreux cas, le salarié n'a pas travaillé toute l'année : arrivée en cours d'année, départ avant la fin de la période de référence, absence non assimilée à du travail effectif, etc. Dans ces situations, le calcul des congés payés s'adapte.

Arrivée en cours d'année ou contrat court

Lorsqu'un salarié rejoint une entreprise en cours de période de référence, ses droits à congés sont calculés au prorata des mois travaillés. La formule reste simple : 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif accompli.

Ainsi, un salarié arrivé le 1er décembre et dont la période de référence se termine le 31 mai suivant aura travaillé 6 mois, et acquis 15 jours ouvrables de congés (6 × 2,5). Si sa rémunération brute sur cette période est de 18 000 €, son indemnité maximale selon la règle du 1/10 sera de 1 800 €.

Les mois partiels sont décomptés différemment selon les cas : en général, tout mois débuté compte pour un mois entier uniquement si le salarié a travaillé plus de 15 jours. Il convient de vérifier les règles conventionnelles applicables dans chaque secteur.

Cas particulier du temps partiel

Les salariés à temps partiel bénéficient des mêmes droits à congés payés que les salariés à temps plein : ils acquièrent également 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours sur une année complète. Le temps partiel ne réduit donc pas le nombre de jours de congés acquis.

En revanche, le montant de l'indemnité de congés payés sera mécaniquement moins élevé, puisqu'il se calcule sur la base d'une rémunération elle-même réduite. La méthode du 1/10 et celle du maintien de salaire s'appliquent de la même façon, sur la base du salaire à temps partiel.

Comment calculer les congés payés en fin de contrat ?

Lorsqu'un contrat de travail prend fin, qu'il s'agisse d'une démission, d'un licenciement, d'une rupture conventionnelle ou de la fin d'un CDD, les congés payés acquis mais non pris doivent obligatoirement être compensés financièrement. Le salarié ne peut pas les "perdre" : ils lui sont dus sous forme d'une indemnité compensatrice de congés payés.

L'indemnité compensatrice de congés payés

L'indemnité compensatrice de congés payés est due à tout salarié qui n'a pas pu prendre l'intégralité de ses congés acquis avant la rupture du contrat. Son montant est calculé selon les mêmes règles que l'indemnité habituelle : on applique la méthode du 1/10 et celle du maintien de salaire, et on retient le montant le plus favorable.

La formule du 1/10 s'applique sur la rémunération brute perçue depuis le début de la période de référence jusqu'à la date de fin du contrat. Cette indemnité est soumise à cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu, au même titre que le salaire. Elle apparaît sur le dernier bulletin de paie et doit être versée à la date de fin du contrat.

Comment est-elle intégrée au solde de tout compte ?

Le solde de tout compte est le document remis au salarié lors de la rupture de son contrat, qui récapitule l'ensemble des sommes versées : dernier salaire, indemnité compensatrice de préavis si applicable, indemnité de licenciement ou de rupture conventionnelle, prime de précarité dans le cas d'un CDD, et indemnité compensatrice de congés payés.

Il est important de vérifier le montant de cette indemnité avant de signer le reçu pour solde de tout compte. Une fois signé, ce document vaut présomption de paiement des sommes mentionnées, et ne peut être contesté que dans un délai de 6 mois.

Le cas du CDD : congés payés non pris en fin de contrat

À la fin d'un CDD, le salarié perçoit systématiquement une indemnité compensatrice de congés payés si des jours n'ont pas été pris. Dans les CDD de courte durée, il est fréquent que le salarié n'ait pas eu la possibilité de prendre ses congés en cours de contrat : l'indemnité compensatrice est alors versée avec le dernier salaire.

Son montant correspond à 1/10 de la rémunération brute totale perçue pendant le contrat. C'est l'une des raisons pour lesquelles la rémunération versée en fin de CDD peut sembler plus élevée que le salaire mensuel habituel : elle intègre à la fois le salaire du dernier mois, la prime de précarité (égale à 10 % de la rémunération brute totale sauf exceptions conventionnelles), et l'indemnité compensatrice de congés payés. Pour les salariés en CDD qui souhaitent anticiper le montant qu'ils percevront en fin de contrat, un simulateur d'indemnité de fin de CDD peut s'avérer utile pour obtenir une estimation rapide.

Que se passe-t-il si les congés payés ne sont pas pris ?

La question du report des congés payés non pris est fréquente en fin de période de référence. Le principe général du droit français est que les congés non pris à l'issue de la période de prise ne peuvent pas être automatiquement reportés sur l'année suivante, ni faire l'objet d'un rachat, sauf dans les cas prévus par la loi.

Le principe d'absence de report automatique

En règle générale, les congés non pris à la fin de la période de prise (soit le 31 mai en l'absence de dispositions contraires) sont perdus. L'employeur n'est pas tenu de les reporter ni d'indemniser le salarié pour les jours non pris, dès lors qu'il a bien mis le salarié en mesure de prendre ses congés dans les délais impartis.

Il appartient à l'employeur d'informer le salarié de ses droits et de planifier les congés de manière à ce que chacun puisse les exercer effectivement. En cas de litige, c'est à l'employeur de démontrer qu'il a rempli cette obligation : un planning affiché, des mails de relance ou un suivi formalisé des congés constituent autant de preuves utiles.

Les exceptions : quand le report est autorisé

Plusieurs situations permettent légalement de reporter des congés non pris. C'est notamment le cas lorsque le salarié n'a pas pu prendre ses congés en raison d'un arrêt maladie survenu avant ou pendant ceux-ci. Dans ce cas, les congés interrompus ou non pris peuvent être reportés à une date ultérieure.

Depuis la réforme de 2024, les salariés de retour d'un arrêt maladie disposent d'un délai de 15 mois pour prendre les congés acquis pendant leur absence, à compter de la date à laquelle l'employeur les a informés de leurs droits. Par ailleurs, certains accords d'entreprise ou de branche peuvent prévoir des mécanismes de report plus favorables, comme l'alimentation d'un compte épargne-temps (CET).